Як правильно оформити працівника

Наймати працівників можуть компанії, приватні підприємці, а також фізичні особи, які беруть на роботу кухарів, нянь, водіїв тощо. При цьому всі вони стають роботодавцями і мають дотримуватися трудового законодавства. Розповідаємо про всі тонкощі оформлення працівників.

Коли треба укладати трудовий договір?

Часто роботодавці укладають з працівниками цивільно-правові угоди, а не трудові. Проте тут ви не можете самі обирати варіанти. У відносинах працівник – роботодавець завжди укладається трудовий договір. Цивільно-правова угода про надання послуг укладається в разі співпраці з незалежним підрядником або особою, яка забезпечує себе роботою самостійно, тобто займається підприємництвом, бізнесом.

Як правило, особа є працівником, якщо:

• ви призначаєте її на посаду з певними обов’язками, визначаєте режим роботи та робочий час;
• ви контролюєте, як, коли і де вона виконує роботу;
• ви сплачуєте фіксовану погодинну, щотижневу або місячну зарплату;
• ви платите за процес праці, а не за її результат;
• ви надаєте матеріали та обладнання для виконання роботи;
• ви надаєте вихідні дні та оплачувані відпустки тощо.

Чи відрізняються правила оформлення працівників для юридичних осіб, фізичних осіб чи приватних підприємців (ФОП)?

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки:

• укладення трудового договору;
• оформлення наказу про прийняття на роботу;
• повідомлення Державної податкової служби.

Які документи повинен надати працівник?

Для укладання трудового договору працівник має надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• індивідуальний податковий номер;
• трудову книжку (за наявності).

Якщо це необхідно для роботи, ви можете попросити надати документи про освіту, довідку про стан здоров’я тощо.

Пам’ятайте! Заборонено вимагати від працівників відомості про їхню партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування.

Чи обов’язково укладати письмовий трудовий договір?

Трудовий договір можна укласти в усній або письмовій формі.

Письмова форма обов’язкова:

• коли на цьому наполягає працівник;
• при організованому наборі працівників;
• при роботі в районах з особливими природними умовами та високим ризиком для здоров’я (наприклад, радіоактивно забруднена територія);
• при укладенні контракту;
• при укладенні договору з неповнолітнім;
• якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа;
• для працівників релігійних організацій;
• для працівників, які проходять альтернативну службу;
• для працівників, які беруть участь у громадських роботах;
• для працівників фермерських господарств;
• при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу;
• в інших випадках, передбачених законодавством.

В інших випадках ви можете укласти усний договір. Для цього працівнику потрібно написати заяву про прийняття на роботу на ім’я керівника. В свою чергу, керівник ставить на заяві своє рішення.

За якою формою укладається трудовий договір?

Якщо ви фізична особа або приватний підприємець, ви повинні використовувати затверджену форму.

Якщо ви юридична особа, можете використовувати довільну форму договору, зазначивши:

• трудові обов’язки працівника;
• режим роботи і відпочинку;
• пільги, гарантії, компенсації;
• умови оплати праці та умови преміювання;
• доплати, надбавки та інше.

Трудовий договір може бути:

• безстроковим;
• на визначений строк;
• на час виконання певної роботи.

Після укладення трудового договору ви маєте видати наказ або розпорядження про прийняття працівника на роботу. Дивіться типову форму наказу.

Що робити після укладення договору?

Вам необхідно повідомити Державну податкову службу України про прийняття працівника на роботу.

Пам’ятайте:

• повідомлення подається до початку роботи працівника за затвердженою формою;
• це робить власник бізнесу, уповноважена ним особа або фізична особа за місцем їхнього обліку як платників Єдиного соціального внеску (ЄСВ);
• повідомлення можна подати у електронній або паперовій (якщо не більше п’яти працівників) формі;
• надану інформацію вносять до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.

Важливо! З 2015 року фізичні особи та приватні підприємці не реєструють трудові договори у Державній службі зайнятості. Вони самостійно нумерують договори і роблять записи в трудовій книжці.